Producto · Agenda automática
Tu agenda nunca tiene huecos vacios.
Cuando alguien cancela, el sistema busca solo al siguiente paciente de la lista de espera y le ofrece el hueco. Si acepta, la cita esta hecha.
El problema que resuelve
En una clinica dental tipica, entre el 8% y el 15% de las citas se cancelan con menos de 24 horas de antelacion. Cada hueco vacio que queda en la agenda son entre 60 y 200 euros que se pierden ese día. Si no se rellena en 2 horas, no se rellena.
La gestion manual es agotadora: la recepcionista revisa quien esta en lista de espera, llama por orden, deja mensajes, espera devoluciones, vuelve a llamar. En el tiempo medio que tarda en gestionar un hueco (20-30 minutos), el hueco ya ha pasado.
Como lo hace SmartDental
En cuanto se registra una cancelacion, el sistema ejecuta tres pasos en menos de un segundo:
- Calcula el mejor match entre la lista de espera y el hueco liberado. Tiene en cuenta: urgencia clinica, dentista preferido del paciente, días en espera y disponibilidad horaria.
- Envia una oferta al paciente mejor candidato con un enlace personalizado. El paciente decide en su movil: aceptar o pasar.
- Si acepta, la cita se crea automáticamente. Si no responde en 30 minutos, la oferta pasa al siguiente candidato. Y asi sucesivamente.
El algoritmo en una linea
"Que el paciente correcto reciba la oferta correcta a tiempo, sin que nadie en la clinica tenga que pensar en ello."
Lo que ves en la pantalla
Cuando una cita se cancela, sale un modal con los tres mejores candidatos rankeados. Cada uno tiene una etiqueta clara: "MEJOR MATCH", "día preferido", "alta urgencia", "X días esperando". Con un click, asignas el hueco al paciente. Y se notifica al equipo automáticamente.
Si quieres que el sistema lo haga totalmente solo, lo activas en ajustes de la clinica. Ahi pasa de semi-autónomo (con un click humano) a 100% autónomo (sin intervencion).
Datos de clinicas piloto
En las clinicas que llevan usando esto 90 días, los números son consistentes:
- Reduccion del 78% en huecos vacios respecto a meses anteriores.
- Tiempo medio para rellenar un hueco: de 28 minutos manuales a 4 minutos asistido o 0 minutos autónomo.
- Aumento de ingresos del 6-9% solo por huecos rellenados que antes se perdían.
¿Quieres ver el algoritmo trabajando?
Te lo enseño en una demo de 5 minutos. Cancelamos una cita en vivo y miras como el sistema busca solo.
Pedir demo de 5 minutosComo se conecta con la lista de espera
La lista de espera funciona como siempre: cuando un paciente quiere venir antes de su proxima cita o quiere venir cuando haya hueco, la recepcionista lo apunta. Le pregunta:
- ¿Cuanto te corre prisa? (urgencia 1 al 5)
- ¿Tienes preferencia de dentista?
- ¿Que franja horaria te viene mejor?
- ¿Que días de la semana puedes?
Toda esa informacion el algoritmo la usa para puntuar candidatos. Cuanto mejor encaje en el hueco liberado, mas arriba aparece en el ranking.
Y si nadie acepta
Si la cadena agota todos los candidatos sin nadie que acepte (rara vez pasa), el sistema avisa al equipo: "Hueco del martes 11:00 sin asignar tras 3 ofertas. Asignar manualmente."
Ahora la recepcionista puede coger el telefono y llamar a quien quiera. Pero ya solo lo hace cuando el sistema no ha podido. De 30 huecos al mes, llamar a 2. No 30.
FAQ
¿Funciona sin lista de espera?
Si, pero rinde menos. La lista de espera es el combustible. Por eso es buena practica apuntar a todo paciente que pida adelantar cita aunque "no le corra prisa". Le costara 5 segundos a recepcion. Cobrara 100 EUR de mas la primera vez que se cancele algo.
¿El paciente se siente acosado?
No. El mensaje esta cuidado: "Hola Maria, ha quedado libre un hueco el martes 11:00. Si te interesa, confirma desde este enlace. Si no, no hace falta que respondas." Sin presion.
¿Puedo desactivarlo solo para fines de semana o festivos?
Si. Tienes control sobre cuando envia ofertas. Por defecto: días laborables, en horario de apertura de la clinica.